La metodología de la gestión documental constantemente está cambiando. Es decir, su funcionamiento va evolucionando para adaptarse a la era actual y mejorar su eficiencia.
Si deseas conocer las nuevas tendencias de la gestión documental de cara a 2024, en el siguiente artículo abordaremos todas estas cuestiones.
Gestión del ciclo de vida
En este aspecto, en la gestión documental está en auge los entornos de gestión del ciclo de vida de los documentos. Estos permiten a las empresas conocer en qué etapa se encuentran los archivos guardados.
Gracias a dichos entornos, se cumplen los procesos adecuados para cada tipo de documento: conservación, eliminación, reciclaje…, al conocer en todo momento en qué momento de su vida se encuentran.
Esta tendencia es fundamental para asegurar la buena conservación de los documentos, siempre cumpliendo la normativa y garantizando la protección de la información.
Ventajas
- Visión más clara de cómo se utilizan y almacenan los documentos
- Control adecuado de los documentos y reducción del riesgo de pérdida de datos
- Cumplimiento de la normativa de la gestión documental
- Coherencia y confiabilidad de la información
- Sostenibilidad al cumplir con las regulaciones de la industria
- Fomenta la colaboración entre todas las partes interesadas de la empresa
- Permite mantener un sistema de gestión de documentos siempre actualizado y eficiente
Software en la nube
Otra tendencia que seguirá muy presente en 2024 es el uso de software en la nube. Es decir, los documentos no se digitalizan y alojan en un único ordenador, sino que están disponibles en una red de servidores. Esto permite que las empresas puedan trabajar con personas de todo el mundo, sin necesidad de que se desplacen.
Ventajas
- Todo el equipo tiene acceso a los archivos
- Se puede visualizar el contenido desde cualquier dispositivo
- Seguridad. En este punto, por un lado, al estar digitalizados los documentos, no pueden perderse por riesgos físicos (incendio en la oficina, robo en el local, etc.). Por otro lado, al poder entrar varias personas a un mismo documento, es más difícil su eliminación, ya que está en la red (se podrá eliminar de un ordenador, pero de la red es más complicado)
- Posibilita la opción de trabajar al mismo tiempo varias personas en un mismo documento.
- Mayor eficiencia
- Control sobre quién puede acceder a los documentos. Es necesario tener permitido el acceso para ver los documentos (antes cualquier persona de la empresa podía ir a los archivos y ver todos los datos y documentos guardados)
Adoptar procesos de gestión de documentos escalables
Los métodos tradicionales de almacenamiento, con el paso de los años tienden a ocupar más espacio. Es decir, mientras al principio con un cajón es suficiente, a medida que la empresa y los trabajos solicitados van creciendo se necesita un mayor volumen de espacio para guardar toda la información.
No obstante, lo mismo sucede con los documentos y archivos electrónicos. Cada vez se necesita más memoria para poder almacenar toda la información.
De esta forma, una gran solución son los procesos de gestión de documentos escalables. ¿Qué significa? Contar con una forma escalable de gestionar los documentos para poder crecer y adaptarse a los cambios.
Ventajas
- Adaptabilidad: permite actualizarse y adaptarse a las nuevas tecnologías, así como ser capaces de enfrentarse y solucionar los problemas
- Innovación
- Eficacia
- Metadatos
- Como comentamos al principio, la gestión documental no solo consiste en digitalizar los papeles y subirlos a una plataforma, sin ningún tipo de orden y clasificación. Así, el uso de las etiquetas está en pleno apogeo.
Los departamentos de una empresa pueden crear sus propias etiquetas para facilitar la búsqueda de datos relevantes y segmentar los documentos de acuerdo a sus intereses y objetivos.
IA en la gestión documental.
Ventajas
- Reducción de la carga de trabajo de los empleados
- Disminución de errores en la clasificación de documentos
- Innovación y ventaja competitiva
- Mejora en la seguridad de los documentos y protección de datos.
- Realidad aumentada
Otra de las alternativas que son interesantes en la gestión documental, y que veremos poco a poco en expansión, es la realidad aumentada de los documentos.
¿Qué quiere decir esto? Que los documentos no se digitalizan y utilizan los formatos clásicos de Word, PDF, JPG…, sino que es posible ver los documentos a través de la realidad aumentada.
Ventajas
- Innovación.
- Mejora de imagen de marca.
- Ventaja competitiva.
- Herramientas de gestión documental
Implantar las tendencias nuevas permite a las empresas aprovechar al máximo sus sistemas de gestión de documentos y mejorar su capacidad para competir en el mercado actual.
Desde NOSTEL podemos ayudarte con la gestión de documentos. Ofrecemos un servicio completo de gestión documental: digitalización, tratamiento de archivos, administración electrónica y consultoría en gestión documental.
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