Cómo conseguir una correcta gestión documental en tu empresa

Invertir en mejorar la gestión documental en tu empresa es sin duda una apuesta de futuro que te ayudará a ahorrar tiempo y dinero en cada uno de los procesos que se llevan a cabo diariamente, pero para ello es vital llevar a cabo un proceso de implantación limpio y efectivo.

En este nuevo artículo del blog de Nostel te damos 5 consejos que te ayudarán en la fase de implementación de tu nueva gestión documental integrándola de manera eficaz en el seno de la cultura de tu empresa:

Formación y Onboarding

Ofrece una formación completa y, si es posible, crear diferentes grupos (por ejemplo, por departamentos) para que las dudas se planteen con naturalidad.

Establecer Flujos de Comunicación

Si existen fallos de comunicación que tradicionalmente han afectado a determinados departamentos entre sí, realiza sesiones conjuntas para definir una nueva hoja de ruta que suponga un ‘borrón y cuenta nueva’ para todos. Es en estos espacios de fricción donde más tiempo y energía se pierde, y donde más riesgo de empeorar el clima laboral existe.

Establece canales para plantear dudas. Los empleados deben contar con acceso directo a personal cualificado que les ayude a adaptarse al cambio y a resolver sus problemas a la hora de hacer uso de las nuevas herramientas.

Seguimiento y Mejora Continua

Establece también canales de mejora. Puede que algunos puntos se puedan solventar mejor, y la fase de implementación es un gran momento para realizar ajustes.

Ofrece manuales formativos siempre disponibles. De esta forma, las dudas más frecuentes quedarán respondidas en un documento al que todos los empleados podrán acceder siempre que lo deseen.

Comunicación Continua

Comunica cualquier cambio y aclaración de interés general. Puede que, por ejemplo, una duda resulte especialmente frecuente y tengas que darle respuesta en varias ocasiones: ahorrarás tiempo (y mejorarás tu comunicación interna) si aprovechas la situación para lanzar una comunicación conjunta.

Reconocimiento

Agradece el esfuerzo. No es fácil adaptarse al cambio y es posible que para algunas personas este proceso resulte estresante y complejo. También pueden surgir rencillas y quejas internas dado el ‘movimiento’ interno que se estará generando. La mejor forma de reducir el impacto de estas circunstancias es mantener un tono positivo y escuchar siempre a tus trabajadores, premiándolos de algún modo por su predisposición.

En Nostel contamos con una amplia experiencia en la creación de soluciones de gestión documental a medida: desde la primera toma de contacto hasta la fase de formación de trabajadores, pasando por la identificación y definición de retos, el diseño de soluciones y su correcta implementación en tu empresa u organización.

Ponte en contacto con nuestro equipo para comenzar a diseñar tu propio sistema de gestión documental.