Transformando la gestión documental: El proceso detrás de la digitalización

En un mundo donde la información es el activo más valioso, la gestión documental eficiente se ha convertido en una necesidad crítica para las empresas. Desde 2014, en Nostel hemos estado a la vanguardia de esta transformación, ayudando a empresas líderes a optimizar sus procesos documentales en todo el territorio nacional. Acompáñanos a descubrir cómo convertimos montañas de papel en flujos de trabajo digitales ágiles y seguros. Descubre cómo Nostel ha ido transformando la gestión documental, el proceso detrás de la digitalización.

Paso 1: Recepción y tratamiento de la mercancía 

Todo comienza con la recepción de la documentación física. Aquí, cada detalle cuenta. Nos aseguramos de eliminar elementos inadecuados como grapas y clips, identificamos documentos deteriorados que podrían comprometer la calidad del escaneo, y separamos los que no deben ser digitalizados. Este proceso minucioso garantiza que solo los documentos en perfecto estado entren en la siguiente fase.

Según AIIM, las empresas pierden un promedio del 20-30% de su productividad debido a problemas de gestión documental. Un manejo cuidadoso desde el principio puede reducir significativamente estas pérdidas.

Paso 2: Escaneo e indexación 

El corazón de nuestro proceso es la digitalización. Utilizando escáneres de alta velocidad, capturamos cada documento en alta resolución, ya sea en blanco y negro o en color. Pero no se trata solo de convertir papel en archivos digitales. Aplicamos tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para transformar los textos en datos accesibles, que se organizan en bases de datos con identificadores únicos. Esto facilita la consulta y gestión posterior de los documentos.

Un estudio de PwC reveló que las empresas pueden gastar hasta $20 en el manejo de cada documento, lo que incluye la búsqueda de información perdida. La digitalización no solo ahorra tiempo, sino también recursos valiosos.

Paso 3: Procesamiento de datos 

Una vez digitalizados, los documentos se integran en nuestra plataforma digital avanzada. Aquí, la trazabilidad se convierte en una realidad: cada documento se puede rastrear desde su origen hasta cualquier modificación o acceso posterior. Además, ofrecemos controles de seguridad robustos que aseguran que solo el personal autorizado pueda acceder o editar la información. Esta plataforma permite la exportación e importación de documentos en distintos formatos, lo que agiliza la integración con otros sistemas.

IDC estima que el 80% de los datos no estructurados de una empresa (como los documentos físicos) están subutilizados. Nuestra plataforma asegura que cada bit de información esté al alcance y listo para ser explotado.

Paso 4: Custodia de documentos 

La digitalización es solo el comienzo. Ofrecemos servicios de custodia tanto física como digital. Nuestro centro de custodia está equipado con las más estrictas medidas de seguridad: desde sistemas contra incendios y robos, hasta vigilancia continua con CCTV. Para los documentos digitales, implementamos medidas avanzadas de ciberseguridad, incluidas copias de seguridad diarias y servidores protegidos.

Según Gartner, el 90% de las organizaciones han experimentado la pérdida de datos debido a la mala gestión documental. En Nostel, garantizamos la integridad y seguridad de tu información a largo plazo.

¿Por qué es importante este proceso?

En un entorno empresarial competitivo, la capacidad de acceder rápidamente a información precisa y bien organizada puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. La digitalización no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también reduce costos, aumenta la seguridad y permite a las empresas tomar decisiones más informadas.

En Nostel, nuestra misión es hacer que este proceso sea lo más fluido y seguro posible para nuestros clientes. Con casi una década de experiencia, sabemos que cada detalle cuenta y estamos comprometidos a ofrecer un servicio que va más allá de la simple digitalización: transformamos la manera en que gestionas la información.

Nostel, tu aliado en gestión documental

El proceso de gestión documental de Nostel es más que un servicio, es una solución integral que aborda cada etapa de la transformación digital. Desde la recepción inicial hasta la custodia a largo plazo, cada paso está diseñado para maximizar la eficiencia, seguridad y accesibilidad de la información. ¿Estás listo para llevar tu empresa al siguiente nivel? Contacta con nosotros y descubre cómo podemos ayudarte a transformar tu gestión documental.