Repositorio digital: qué es y cómo se complementa con uno físico

Son muchos los documentos de todo tipo que se generan en el día día de cualquier organización, institución o empresa y, aunque en ocasiones basta con su almacenamiento en papel para su utilización por parte de sus usuarios, cada vez resulta más útil la creación de soluciones como un repositorio digital complementario al físico que permita su máxima difusión y acceso.

Por ello, en este artículo te contamos en qué consiste un repositorio digital y cómo se complementa de forma eficaz con uno de tipo físico tradicional.

¿Qué es un repositorio digital?

Un repositorio digital es un archivo en el que se almacenan recursos digitales de todo tipo para que puedan ser consultados desde cualquier lugar y en cualquier momento. Es posible almacenar todo tipo de documentos (escritos, imágenes, vídeos…) y hacer uso de cualquier formato digital existente.

Cualquier empresa u organización puede utilizar esta modalidad de almacenamiento para guardar y ofrecer de forma ordenada la documentación que precise de un acceso digital. El objetivo siempre será facilitar su consulta y acceso, de forma que su utilización resulte sencilla y ágil.

En cualquier caso, resulta especialmente importante diseñar un sistema de búsqueda sencillo y verdaderamente eficaz, que permita a un usuario sin conocimientos específicos sobre dicho archivo, encontrar lo que busca sin dificultad y sin necesidad de realizar consultas al personal cualificado del espacio del que se trate.

Además, dado el valor de la información, la seguridad suele ser un elemento básico en el diseño de un repositorio digital.

Cómo te ayuda contar con un repositorio digital complementario al físico

El repositorio digital puede contar con el respaldo de un repositorio físico, aunque no es imprescindible que así sea. Por ejemplo, es posible que una organización ofrezca la consulta física in situ, y que también ponga a disposición una versión digital de toda esta documentación, correctamente almacenada y coordinada con las versiones físicas.

Es frecuente el paso de un repositorio exclusivamente físico a contar también con un repositorio digital, lo que sin duda requiere una importante inversión en tiempo y dinero que pasa por:

  • Discriminar qué documentos deben digitalizarse y cuáles no.
  • Diseñar la mejor manera de facilitar la localización de documentos.
  • Digitalizar de forma masiva los archivos que se desee incluir en el repositorio digital.
  • Garantizar la conservación de los archivos y su seguridad.
  • Garantizar su destrucción en caso de ser necesaria o exigible legalmente.

Ventajas de contar con un repositorio digital complementario al físico 

  • Permite un acceso abierto y democrático a documentación valiosa.
  • Fomenta el conocimiento y aumenta el impacto de los trabajos publicados.
  • Facilita el intercambio de información y el avance académico y científico.
  • Mejora el prestigio de la propia organización.
  • Genera flujos documentales y controles de acceso

Además, la digitalización del repositorio físico protege la vida de los documentos, siempre que recurramos a una empresa especializada que garantice la máxima seguridad en el almacenamiento de esta información y la existencia de copias de seguridad constantemente actualizadas. Tus documentos quedarán a salvo de desastres meteorológicos y demás eventualidades de difícil control.

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