¿Qué es la custodia de documentos? 5 ventajas de incluirla en tu empresa

custodia documental ventajas

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La documentación generada por una empresa a lo largo de los años puede llegar a ser ingestionable. De ahí la necesidad de contar con un servicio de custodia de documentos que vele por su seguridad y permita consultarla cuando sea necesario. Esta necesidad hace que cada vez más corporaciones planteen contratar este servicio para mejorar su salud organizacional.. 

En este artículo del blog de Nostel te ofrecemos las 5 principales ventajas de incluir la  custodia de documentos en tu empresa.

¿Qué es la custodia de documentos?

La custodia de documentos, además de estar regulada por ley, es un servicio por el que determinadas empresas son capaces de trasladar y almacenar la documentación de sus clientes. Este almacenaje puede ser físico o digital.

Estos archivos que son trasladados del lugar de origen al sitio de custodia, cuentan con una exhaustiva vigilancia que garantiza la seguridad y confidencialidad de la información en todo momento. 

Para poder ofrecer este servicio de protección de documentación, la empresa encargada debe contar con unas instalaciones adecuadas para realizar esta tarea. La temperatura, luz o humedad del sitio, son algunos de los factores que pueden influir en una correcta conservación.

En Nostel estamos certificados de acuerdo con las principales normativas ISO para garantizar la máxima calidad en todos los procesos que llevamos a cabo.

5 Ventajas de contratar un servicio de custodia de documentos

Debido al gran volumen de información que numerosas empresas manejan, el acceso a ella puede resultar una labor imposible, sobre todo cuando se depende de un plazo de tiempo concreto. 

Por ello, contratar una empresa externa para la conservación y protección de la información puede llegar a ser la decisión más acertada. 

A continuación expondremos algunas de sus principales ventajas:

  1. Organización de los documentos

Este servicio garantiza una adecuada y eficiente organización de la documentación conservada. De esta forma, la localización de información concreta se puede llevar a cabo de forma más fácil y rápida. 

  1. Garantiza la seguridad de la información

Cuando se maneja información comprometida es importante saber preservarla de forma segura. Por ello, contratar un servicio externo de custodia reduce el riesgo no solo de que se pierda esta documentación, sino también de que sea robada o espiada. 

  1. Aumento de la productividad

Con un correcto sistema de organización, el acceso a la información se hace de manera mucho más rápida. El tiempo que se ahorra buscando esta información se puede emplear en la realización de otras tareas, que sin ninguna duda generará mayores beneficios. 

  1. Reducción de los espacios utilizados en la oficina

La empresa que se encarga de la custodia de documentos administra de un modo mucho más óptimo el espacio físico disponible para el almacenamiento de esta. Así mismo, el espacio que queda liberado en la oficina puede ser destinado a otras necesidades. 

  1. Optimización de los recursos humanos y económicos

Al contratar una empresa externa, la compañía que contrata no ahorra únicamente tiempo sino también personal, ya que, no tiene que destinar recursos, ya sean económicos o en calidad de empleados a la realización de esta tarea. 

Nostel, tu partner más completo para la gestión documental

Como has podido comprobar la importancia de gestionar documentos de tu empresa de forma segura es absoluta. Por ello, contratar una empresa profesional, que cuide la seguridad de tu empresa es fundamental para evitar posibles incidencias y problemas operativos y legales.