La importancia de la gestión documental en la empresa

Los profesionales que conforman el equipo de Nostel llevan años especializándose en la gestión documental, pero hoy en día la gestión documental ha cobrado un mayor peso que nunca. Los motivos de esta tendencia los podemos encontrar en los nuevos requerimientos legales surgidos de las relativamente nuevas normativas de protección de datos y del sinfín de posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías. Además, no podemos perder de vista la creciente necesidad de muchas empresas y organizaciones de digitalizar sus procesos internos requiriendo para ello ayuda profesional en la gestión documental.

Por otro lado, la cantidad de información generada por las compañías actuales crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias. Un sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, que favorezca la productividad empresarial.

“El volumen de datos en empresas crece a un ritmo vertiginoso de hasta más de 30% más de documentación al año”

Estudio “Handing Paper in the Digital Age” Aberdeen Group

Con este panorama como punto de partida, en esta primera entrada del blog de Nostel te contamos qué es la gestión documental, qué ventajas ofrece a las organizaciones y por qué es tan importante para el buen funcionamiento de una empresa y su transformación digital.

¿Qué es un sistema de gestión documental y para qué sirve?

La necesidad de organizar la información es un factor importante para el éxito de un creciente número de compañías y por ello, las copias en papel están pasando a ocupar un segundo plano. Para organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo de forma eficiente, contar con un sistema de gestión documental es fundamental.

Este tipo de sistemas sirven para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes físicos y/o digitales en una localización centralizada a la que si es necesario es posible acceder de forma fácil y sencilla.

La gestión documental abarca la siguiente fases y funciones, siendo  la Seguridad, trazabilidad y confidencialidad los pilares fundamentales que garantizan la calidad del servicio integral de gestión documental:

  1. Escaneo e indexación
  2. Procesamiento de datos
  3. Custodia de documentos
  4. Destrucción de documentos

¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental?

Según los estudios, incorporar la gestión documental en la empresa ayuda a mejorar salud organizacional de la misma en tres direcciones fundamentales:

  1. Mejora de la eficiencia por optimización del archivo y búsqueda de la información
  2. Estrategia de digitalización (de procesos y papel) o paperless office
  3. Mejora de la gestión y organización empresarial

Gestión Documental, Automatización y Transformación Digital

Prácticamente la totalidad de las áreas que conforman una empresa interactúan a diario, generando con ello una gran cantidad de documentos, tales como: contratos, recibos, facturas, pruebas de entrega, cartas, seguros e incidencias, entre muchos otros.

Abordar la transformación digital de estos flujos de información mediante la gestión documental supone el punto de partida para la automatización de procesos y la eficiencia en la operación del negocio, generando además un incremento en la productividad, minimizando errores y costos para ofrecer un servicio a la altura de las expectativas de clientes cada vez más exigentes.

En Nostel somos conscientes de las ventajas que ofrece una buena gestión documental, por eso ponemos a tu servicio nuestro propio software de gestión documental que ofrecer soluciones 100% integrables y adaptadas a las necesidades de tu empresa.


Si estás pensando en incorporar la gestión documental a tu negocio, contáctanos, podemos ayudarte.

📲 622126577 / 94209313