Importancia de digitalizar la gestión documentos en el sector empresarial

La digitalización está obligando a adaptarse a muchas empresas a la nueva realidad, implementando la modalidad de trabajo a distancia y aprendiendo a gestionar sus negocios de forma telemática. Este proceso de transición supone un gran desafío para muchos empresarios , y está manifiesto la importancia de digitalizar los documentos, transformando su versión en papel a un formato electrónico para mejorar su tratamiento, usabilidad y accesibilidad.

Digitalización para adaptarse al nuevo paradigma económico

Los cambios en los modelos económicos y de trabajo han puesto en una situación de desventaja a las empresas públicas o privadas que aún no se han incorporado al mundo digital. Muchas de ellas no han sabido adaptarse a tiempo a las nuevas circunstancias, por lo que hoy en día tienen más problemas para continuar con sus actividades y seguir ofreciendo servicios de calidad a sus clientes. En cambio, las compañías que han actuado con rapidez y optando por digitalizarse están mejor preparadas para enfrentar el escenario post pandémico y tienen más posibilidades de mantener sus negocios a flote.

Afortunadamente, cada vez más empresarios se dan cuenta de la importancia que tiene la digitalización de documentos, al tiempo que descubren las múltiples ventajas que puede ofrecerles a corto y largo plazo. Entre estas últimas, la posibilidad de liberar espacio en la oficina, guardar la documentación en la nube para acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier lugar, organizar las tareas laborales de forma telemática y evitar la pérdida de documentos físicos. Por estas y muchas otras razones, cada vez un mayor número de empresas deciden implementar un sistema de gestión digital para sacar el máximo rendimiento a su actividad empresarial.

Además, la consolidación de modelos híbridos de trabajo han obligado a cubrir la necesidad de poder acceder a los archivos telemáticamente, pero siguen existiendo grandes archivos y documentación física sin catalogar a la que necesitamos acceder. Esto provoca la necesidad de que alguien esté en la oficina para acceder y digitalizar en caso necesario los archivos físicos, provocando barreras al teletrabajo.

Digitalizar la oficina puede ser complejo, generar un proyecto de digitalización en el que la catalogación de la documentación sea profesional y podamos localizar todo aquello que necesitamos en pocos segundos es esencial. Así como contar con servicios profesionales que pueden ayudarnos a minimizar los tiempos para esta transición y beneficiarnos de todos los servicios que la digitalización nos ofrece.

Principales beneficios que puedes obtener con la digitalización de documentos

Acceso rápido y fácil a toda la información.

Con los archivos guardados en tu  plataforma digital de confianza, tus empleados tendrán un acceso inmediato a los documentos sin necesidad de desplazarse a la oficina. De esa forma podrán realizar una gestión más eficiente de todos los departamentos de la empresa, incluyendo la atención al cliente, recursos humanos, soporte a operaciones logísticas, etc.

Máxima seguridad en el procesamiento de datos

Lo más importante es la seguridad de la información, por lo que nuestros procesos siguen de estrictos controles de seguridad de la información basados en la normativa ISO 27001. Sabemos que el hecho de subir y guardar la información en la nube puede conducir a una mayor preocupación del empresario por la protección de sus datos. Sin embargo, la digitalización conlleva una Organización más eficiente del teletrabajo. Uno de los problemas que más aquejan a pequeñas, medianas y grandes empresas es la falta de organización, sobre todo cuando se trata de una gestión documental y financiera. Y es que una mala organización administrativa a menudo conlleva la pérdida de documentos y, además de causar muchos quebraderos de cabeza, puede tener graves consecuencias económicas para el negocio.

Es en ese momento cuando cobra especial importancia la digitalización de documentos, facturas y contratos, ya que su organización por carpetas, procesos o proyectos asegura un fácil acceso a cualquiera de ellos, así como un mayor control sobre la información y los datos.

Reducción de espacios físicos de trabajo

El proceso de digitalización puede venir acompañado de la liberación de zonas de archivo, custodiadas en archivos externos de alta seguridad hasta que sea factible su destrucción confidencial.

Digitaliza tus documentos con Nostel para mantener una buena salud de tus negocios

Las empresas que más se benefician de la digitalización documental debido a un gran volumen de datos que manejan a diario son las pymes y centros educativos, administraciones públicas, gestorías, asesorías, sectores logístico y sanitario. Todas estas y otras compañías pueden contar con un servicio rápido, seguro y transparente de Nostel que garantiza un procedimiento de digitalización completo de documentos realizado de acuerdo con las normas de RGPD (Reglamento General Europeo de Protección de Datos).

En Nostel nos ocupamos de todo el proceso de digitalización de forma personalizada, y abarca desde la consultoría hasta servicios de digitalización in situ o traslado y custodia en almacenes de máxima seguridad. Contacta con nosotros, confía en nuestro equipo de expertos documentalistas y descubre lo mucho que podemos hacer por tu empresa en estos tiempos de cambio y digitalización.