Externalizar la custodia documental en tu empresa, una decisión llena de beneficios

Cualquier negocio, independientemente de su actividad, genera diariamente cierto volumen de documentos. En muchos casos, este volumen puede llegar a ser muy elevado, casi ingestionable especialmente con el paso del tiempo.

Facturas, presupuestos, pedidos, albaranes, formularios, solicitudes, fotografías, vídeos, grabaciones de audio, contratos… Este torrente documental puede llegar a colapsar la empresa y la productividad, la seguridad y la agilidad pueden verse comprometidas por esta saturación.

En este sentido, acudir a la custodia de documentos te puede ayudar a mejorar en estos aspectos cruciales para el desempeño de una compañía.

En este nuevo artículo te contamos qué es la custodia de documentos y cuáles son los motivos por los que debes incluirla en tu empresa.

¿Qué es la custodia de documentos?

Pero empecemos por el principio, hablando de en qué consiste la custodia documental. Básicamente,  se trata del almacenamiento, la organización y la custodia de documentos, tanto en soporte físico como electrónico, para cualquier tipo de organización (empresas privadas o públicas, pymes, gran empresa, asociaciones, cooperativas…). Todas estas acciones te permitirán mantener la documentación de tu empresa perfectamente organizada y segura.

Determinadas empresas están facultadas para trasladar, almacenar y custodiar toda tu información corporativa de forma segura, ofreciéndote una infraestructura y garantías que difícilmente podrías construir en tu propia empresa. La confidencialidad y la protección física de los datos es prioritaria, y por eso se utilizan sistemas y protocolos extremadamente fiables, de eficacia contrastada.

En ellos se cuida cada detalle, incluyendo la temperatura, la luz, la humedad… Todo está pensado para una óptima conservación de tus documentos.

Ventajas de contratar un servicio de custodia documental

Son muchas las ventajas de contratar un servicio de custodia de documentos para tu empresa u organización en Cantabria. A continuación resumimos las más importantes:

• Agilidad y sencillez en acceso a tus documentos

La gestión externa de tus documentos garantiza un acceso más sencillo y organizado. Según la necesidad de consulta, los archivos pueden ser analizados, indexados y digitalizados, reduciéndose también al mínimo el riesgo de pérdida o deterioro e incrementando la capacidad de consulta y la agilidad en la misma. También es posible el escaneo y el reconocimiento de texto, así como un seguimiento que garantice la trazabilidad de cada dato, ya sea físico o digital.

• Mayor facilidad para extraer datos útiles sobre tu negocio

Una gestión documental bien planificada por una empresa experta en la materia te permitirá tener mejor acceso a los datos para poder cruzarlos extratyendo conclusiones desde una óptica más amplia, lo que facilitará la toma de decisiones a futuro, así como mejorar la gestión y rentabilidad de tu negocio.

• Reducción del espacio necesario en la oficina

Especialmente en el caso de las empresas que siguen trabajando con un importante volumen de documentos físicos, optar por la externalización de la gestión documental puede suponer un importante ahorro de espacio, y eso se traduce en un ahorro económico.

• Ahorro de recursos dedicadas a tareas de archivo y escaneo

Delegar tu gestión documental te permite reducir tus necesidades en materia de personas. También es posible que dejes de necesitar personal interno dedicado a la documentación, o bien que tus necesidades se vean reducidas en este ámbito.

• Más tiempo y recursos para los procesos que de verdad aportan

Una de las ventajas de un acceso más sencillo y organizado para toda la plantilla de tu empresa u organización es que todas las partes implicadas podrán trabajar de forma mucho más ágil, ganando tiempo que podrá dedicarse a tareas más productivas y lucrativas.

• Tranquilidad en materia de seguridad

Sin duda, una de las grandes ventajas que destacan nuestros clientes es la tranquilidad que supone delegar el área de seguridad en la custodia de documentos. Contratar un servicio externo de custodia reduce drásticamente el riesgo de que se pierda esta documentación, así como de que sea robada o espiada.

• Reducción de riesgos legales para tu organización

Externalizar la gestión documental de tu empresa garantizará un estricto cumplimiento de cualquier normativa que sea de aplicación a tu negocio, lo que evitará riesgos legales y, en definitiva, supondrá un ahorro preventivo para tu negocio.

Ten en cuenta que la propia actividad de gestión documental tiene su propia legislación: en Nostel cumplimos con todos los protocolos y normativas al respecto, contamos con todas las certificaciones necesarias para ejercer nuestra labor con plena seguridad.

Además, contamos con personal altamente especializado y con amplia experiencia, preparado para proteger la información de cualquier empresa, ya sea de forma física o digital.

Si tienes cualquier duda o quieres valorar tu caso, puedes solicitar presupuesto con el equipo de Nostel: somos el socio perfecto para externalizar la gestión y la custodia documental de tu negocio.