Muchas organizaciones continúan trabajando con sistemas obsoletos o procesos manuales sin saber que están comprometiendo su eficiencia, su cumplimiento legal y sus costes operativos. ¿Tu empresa es una de ellas? En este artículo te mostramos cómo detectar las señales clave de que necesitas una solución de gestión documental.
1. Pasas más tiempo buscando documentos que usándolos
Si tú o tu equipo tardáis más de unos segundos en localizar un documento, es una clara señal de desorganización. La falta de un sistema centralizado implica pérdida de tiempo, duplicación de archivos y riesgo de errores.
🕒 Dato útil: según IDC, los empleados pierden hasta 2,5 horas diarias buscando información mal archivada.
2. Dependes del papel (y del espacio físico)
Si tus archivadores, carpetas o estanterías están desbordados, tu oficina depende de un sistema costoso, vulnerable y nada escalable. Además, cualquier documento físico está expuesto a pérdidas, deterioro o incluso robos.
3. Hay errores o duplicados frecuentes
Cuando no existe una trazabilidad clara de versiones o documentos firmados, surgen confusiones, versiones obsoletas y problemas legales. Un sistema digital bien estructurado garantiza versionado automático y control de acceso.
4. Tienes dificultades para cumplir requisitos legales
¿Te cuesta encontrar documentación cuando te la pide Hacienda o una inspección? ¿No sabes cuánto tiempo debes conservar ciertos archivos? Esto indica la ausencia de control documental y cumplimiento normativo.
5. Tu empresa está creciendo y el caos documental también
A mayor volumen de operaciones, mayor volumen de documentos. Si tu negocio está escalando, necesitas una solución que crezca contigo y automatice procesos desde el principio.
¿La solución? Gestión documental digital con Nostel
Una plataforma como Nostel te permite:
- Digitalizar y centralizar toda tu documentación.
- Clasificar automáticamente documentos por tipo, fecha o categoría.
- Controlar accesos, versiones y flujos de aprobación.
- Cumplir con las normativas de conservación y protección de datos.
Caso práctico: Cómo una empresa del sector servicios ahorró tiempo y redujo errores con Nostel
Empresa: Bufete García & Ortega
Sector: Servicios jurídicos
Empleados: 25
Documentación gestionada: Contratos, informes legales, facturas, comunicaciones con clientes, expedientes judiciales.
❌ El problema
Este despacho jurídico experimentaba problemas crecientes conforme aumentaban los clientes:
- Desorganización documental: los documentos se almacenaban en carpetas físicas y discos compartidos sin un criterio homogéneo.
- Pérdidas de tiempo: los abogados tardaban hasta 10 minutos en encontrar expedientes clave antes de una reunión.
- Errores en versiones: a menudo se usaban versiones antiguas de contratos, generando confusiones con los clientes.
- Falta de trazabilidad: no sabían quién había accedido o modificado un archivo sensible.
- Cumplimiento legal precario: no podían garantizar que se respetaran los plazos de conservación marcados por la ley.
✅ La solución con Nostel
En menos de 30 días, la firma confió en Nostel para la externalización de la gestión documental. Se digitalizaron más de 6.000 documentos, se clasificaron automáticamente por tipo de caso y se establecieron flujos de aprobación y control de versiones.
🧾 Resultados:
⏱ Reducción del tiempo de búsqueda de documentos en un 85%.
🔐 Control de acceso por usuario y rol, cumpliendo con el RGPD.
🔁 Menos errores: todos los documentos tienen versión única y trazabilidad.
📁 Cumplimiento legal automatizado: recordatorios de eliminación o conservación según tipo documental.
Conclusión
Detectar estos síntomas a tiempo puede ahorrarte costes innecesarios, riesgos legales y pérdida de productividad. La gestión documental ya no es una opción solo para grandes empresas: es una necesidad para cualquier organización que quiera trabajar de forma más inteligente.