La destrucción segura de documentos es un proceso clave para proteger información confidencial y cumplir con la normativa legal vigente. Eliminar documentos de forma incorrecta puede derivar en sanciones, filtración de datos y riesgos legales.
Normativa vigente en España
- RGPD y LOPDGDD: protegen los datos personales durante toda su vida útil, incluida la eliminación.
- Código de Comercio y Ley General Tributaria: establecen plazos de conservación y destrucción de documentos contables y fiscales.
- Norma UNE-ISO 15489: buenas prácticas en gestión documental, incluyendo eliminación segura.
Incumplir la normativa puede derivar en sanciones significativas y problemas legales.
Mejores prácticas para la destrucción segura de documentos
- Definir políticas de retención y destrucción
Cada tipo de documento debe tener un plazo de conservación legal antes de eliminarse. - Uso de herramientas seguras
- Físicos: trituradoras certificadas, empresas de destrucción profesional.
- Digitales: borrado seguro, eliminación de metadatos y backups.
- Registro de destrucción
Mantén un log o certificado de destrucción para demostrar cumplimiento ante auditorías. - Capacitación del personal
La concienciación interna sobre eliminación segura reduce riesgos de errores y filtraciones.
Caso práctico SEO-friendly: centro médico
Un centro médico gestionaba historiales clínicos antiguos en archivos físicos.
Problema: riesgo de incumplir el RGPD y ocupar espacio innecesario.
Solución: Nostel implementó digitalización y destrucción segura con registro automático.
Resultados: cumplimiento legal garantizado, confidencialidad reforzada y espacio liberado.
Conclusión
La destrucción segura de documentos protege información confidencial, garantiza cumplimiento normativo y optimiza recursos. Con una solución de gestión documental digital como Nostel, puedes automatizar y controlar todo el ciclo de vida de tus documentos.