Pese al avance continuo de los procesos digitalizadores, actualmente la utilización del formato papel sigue siendo uno de los principales soportes de almacenamiento documental de un gran número de empresas. Esta práctica lleva a las empresas a acumular una gran cantidad de papel, pero en ocasiones, no todas saben qué se debe hacer con él cuando ya no es útil.
Como sabes, una gestión documental óptima y ejecutada de manera profesional es un punto muy importante para el buen funcionamiento de cualquier empresa; ya que así las operativa interna de la organización es más fluida y se evitan así la pérdida de datos confidenciales.
En este sentido, contar con el asesoramiento de un partner especialista en la destrucción confidencial de documentos es clave, tanto para la seguridad como para el estricto cumplimiento de la legislación vigente. En Nostel ofrecemos servicios integrales de gestión y de custodia a través de la cual incluímos procesos de destrucción documentos.
En esta entrada de blog te explicamos paso a paso en qué consiste la destrucción de documentos segura y cómo puede aportar valor a tu negocio.
La destrucción documental se encarga de eliminar los documentos de las organizaciones cumpliendo con la legislación y normativa vigente. Estos documentos pueden ser nóminas, contratos, documentos administrativos, u otro tipo de documentos, según la actividad de la empresa, como documentos con datos de salud o fiscales de trabajadores o clientes.
La legislación vigente en protección de datos, tanto europea como española, establece que la información confidencial no puede almacenarse indefinidamente. Es decir, que debe destruirse una vez que ha cumplido su función.
La destrucción confidencial de documentos se encarga de eliminar los datos privados, almacenados por empresas o entidades, cuando estos ya no son útiles. Sin embargo, esta eliminación no puede hacerse de cualquier manera.
Hay que cumplir ciertos parámetros de seguridad, para garantizar que no se produce ningún acceso indebido a la información que contienen esos documentos, antes o después de la destrucción. Ya que podría ser un gran perjuicio para la empresa a nivel de reputación e incluso generar sanciones.
La destrucción confidencial de documentos es un proceso que comprende diferentes fases cuyos requisitos es fundamental cumplir para culminar el ciclo de manera segura y ajustada a la normativa. Así desde Nostel nos encargamos de gestionar la destrucción de la documentación que tenemos custodiada siguiendo los siguientes pasos.
1. Aviso de Expurgo
Nuestra aplicación interna Zebby realiza un aviso interno cuando un lote documental ha superado su vida útil y por imperativo legal se requiere que sea destruido.
2. Aviso a cliente y solicitud de confirmación
Cuando salta nuestra alarma de expurgo comunicamos al cliente. Le enviamos una solicitud para la destrucción del lote documental y esperamos a recibir su confirmación.
3. Recogida y destrucción de documentos
Una vez contamos con los permisos de nuestro cliente la empresa de destrucción documental retira el material de manera segura, procede a la destrucción y nos hace llegar un certificado de destrucción cofidencial que compartimos con el cliente.
Como has podido comprobar la importancia de destruir los documentos de tu empresa de forma segura es absoluta. Por ello, contratar una empresa profesional, que cuide la seguridad de tu empresa es fundamental para evitar posibles incidencias y problemas operativos y legales.
En Nostel la destrucción de documentos se gestiona de manera completamente confidencial y cumpliendo con toda la normativa vigente en cuanto a la destrucción segura y a la protección de datos.
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