¿Tu equipo dedica demasiado tiempo a buscar documentos en carpetas, correos o archivos físicos? Este problema es más común de lo que parece y puede afectar seriamente la productividad empresarial y los costes operativos. En este artículo te mostramos cómo medir el tiempo perdido y cómo Nostel puede ayudarte a solucionarlo con su solución de gestión documental.
El impacto de perder tiempo buscando documentos
Cuando los documentos no están centralizados ni organizados, las empresas sufren:
- Duplicación de tareas por no encontrar archivos existentes.
- Retrasos en proyectos y toma de decisiones.
- Errores por uso de documentos antiguos.
- Frustración y pérdida de motivación en los empleados.
Según IDC, los empleados pueden perder hasta un 30% de su jornada buscando información que debería estar accesible.
Señales de que tu empresa necesita una solución de gestión documental
- Búsquedas frecuentes sin resultados.
- Archivos duplicados en carpetas o servidores distintos.
- Dependencia de correos electrónicos para localizar documentos.
- Retrasos en entregas o reportes por documentación incompleta.
- Uso excesivo de papel físico para tareas que podrían digitalizarse.
Cómo evitar perder tiempo buscando documentos
1. Digitaliza todos tus archivos
La digitalización permite acceso rápido, seguro y remoto a tus documentos, evitando pérdidas físicas.
2. Centraliza la información
Un repositorio documental único evita duplicaciones y garantiza que todo el equipo trabaje sobre la misma información.
3. Clasifica y etiqueta correctamente
Organiza documentos por tipo, fecha, cliente o proyecto para realizar búsquedas rápidas y precisas.
4. Controla versiones y accesos
Evita errores con versionado automático y define permisos según roles, protegiendo información sensible.
5. Automatiza flujos de trabajo
Aprobar, archivar o compartir documentos manualmente consume tiempo; los flujos de trabajo automatizados aumentan la eficiencia operativa.
Caso práctico: Constructora
Problema: Más de 1 hora diaria buscando planos, contratos y facturas dispersas en correos y carpetas.
Solución con Nostel:
- Centralización de todos los documentos.
- Búsqueda avanzada y automatización del flujo de aprobación de facturas.
Resultados:
- ⏱ Reducción del tiempo de búsqueda en un 80%.
- 📁 Eliminación de duplicados y control de versiones.
- 💡 Mayor productividad y menos retrasos en proyectos.
Conclusión
Perder tiempo buscando documentos afecta la productividad, los costes operativos y la eficiencia de tu empresa. Una solución de gestión documental digital como Nostel centraliza, organiza y automatiza toda la información, eliminando pérdidas innecesarias y garantizando un flujo de trabajo más eficiente.
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