En un entorno empresarial cada vez más competitivo, reducir costes operativos sin sacrificar la eficiencia es una prioridad clave para muchas organizaciones. Una de las formas más efectivas (y a menudo subestimadas) de lograrlo es a través de una gestión documental digital eficiente. Según diversos estudios, las empresas pueden ahorrar hasta un 40% en costes operativos al adoptar una solución adecuada de gestión documental. En este artículo te contamos cómo y por qué.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de procesos y herramientas que permiten capturar, almacenar, organizar, recuperar y conservar documentos de forma digital, asegurando su disponibilidad y trazabilidad a lo largo del tiempo.
¿Dónde se generan los costes ocultos?
Muchas empresas aún gestionan sus documentos de forma manual o con sistemas desorganizados. Esto genera una serie de costes ocultos:
- Tiempo perdido buscando documentos (se estima que un empleado puede perder hasta 4 horas semanales en esto).
- Duplicación de tareas y errores por falta de versiones actualizadas.
- Espacio físico destinado a archivadores y almacenamiento.
- Costes de impresión y papel, que siguen siendo elevados en muchas oficinas.
- Riesgos legales o multas por pérdida de documentos importantes o incumplimiento normativo.
Cómo reduce costes operativos una solución de gestión documental
1. Automatización de tareas repetitivas
La clasificación automática, la indexación y los flujos de aprobación digitales reducen significativamente el trabajo manual, liberando tiempo del personal para tareas de mayor valor.
2. Eliminación del papel
Al digitalizar documentos, se elimina la necesidad de imprimir, almacenar y gestionar archivos físicos. Esto reduce costes en papel, tóner, mantenimiento de impresoras y espacio de archivo.
3. Mayor productividad
Con documentos organizados, accesibles desde cualquier lugar y fácilmente buscables, los equipos trabajan más rápido y mejor. Menos interrupciones y menos errores significan mayor eficiencia operativa.
4. Cumplimiento normativo sin sobresaltos
Las compañías de gestión documental como Nostel ofrecen funcionalidades para asegurar la trazabilidad, integridad y seguridad de los documentos, ayudando a cumplir normativas como el RGPD o la LOPDGDD sin necesidad de procesos adicionales costosos.
5. Reducción de riesgos
La posibilidad de realizar copias de seguridad automáticas y controlar el acceso a la documentación minimiza las pérdidas de información crítica, lo que podría evitar gastos imprevistos en recuperación o en sanciones.
Externalizar el servicio de gestión documental: una ventaja estratégica y una reducción de costes
Además de implantar una solución tecnológica, muchas empresas están optando por externalizar la gestión documental con proveedores especializados como Nostel. ¿Por qué? Porque permite ahorrar aún más sin asumir la complejidad operativa.
Beneficios de externalizar con Nostel:
- Sin inversión inicial en infraestructura: Nostel proporciona la plataforma, el personal y el soporte.
- Ahorro en personal y formación: no necesitas dedicar recursos internos a tareas documentales.
- Digitalización profesional de archivos físicos con trazabilidad y control.
- Escalabilidad inmediata: el servicio se adapta a tus necesidades, sin costes fijos innecesarios.
- Asistencia experta continua: el equipo de Nostel se encarga de garantizar cumplimiento normativo, copias de seguridad y mantenimiento.
Externalizar la gestión documental no solo reduce costes: te permite centrarte en tu negocio, mientras expertos como Nostel se encargan de optimizar y proteger tus documentos.
Caso práctico: ¿Cómo se traduce en ahorro real?
Una pyme con 25 empleados que dedica en promedio 2 horas semanales por persona a buscar, archivar o gestionar documentos puede estar perdiendo más de 2.000 horas al año. Esto, traducido en salario y pérdida de productividad, representa miles de euros anuales. Con una solución como Nostel, ese tiempo se puede reducir en más del 80%.
Y si además externalizas el servicio, los ahorros se multiplican: menos costes internos, mayor agilidad operativa y más tiempo para dedicar al crecimiento de tu empresa.
Conclusión
Invertir en gestión documental no es solo una cuestión de organización o digitalización: es una estrategia clara para reducir costes operativos de forma directa e inmediata. Y si además externalizas el servicio con Nostel, obtienes una solución llave en mano, eficiente y sin complicaciones, que puede ayudarte a reducir gastos hasta en un 40% o más.