Beneficios de la digitalización documental

¿Sabes que es la digitalización documental y cuáles son sus ventajas? ¿Conoces la importancia de contar con un partner especializado en la digitalización documental? En el siguiente artículo te explicamos estos cuestiones que atañan a la digitalización documental y cuáles son los beneficios de llevar a cabo el proceso de manera adecuada.

¿Qué es la digitalización documental?

La digitalización documental se conoce como la transformación de archivos que se encuentran en papel a un formato digital. En otras palabras, es el proceso de convertir toda la información física en un archivo digital. 

Pero no es tan fácil como puede parecer ya que esta labor ha de llevarse a cabo respetando los estándares internacionales de control de documentos. Es necesario seguir una serie de reglas para digitalizar los documentos (entre ellas recogidas en la Guía de aplicación de digitalización de documentos del Ministerio de Hacienda y Función Pública).  

En un mundo donde consumimos hasta 30 GB al día, resulta complicado tener en papel tanta información. La digitalización documental es ideal para evitar que el papeleo te sobrepase. 

De esta forma, ahorras espacio físico y optimizas la búsqueda de documentos, por ello la digitalización documental es tu mejor opción.

Beneficios de la digitalización documental

La digitalización documental tiene grandes ventajas, tanto para los empleados como para los gerentes de las empresas. 

1. Aprovechamiento del tiempo y mayor productividad. Puedes localizar rápidamente el archivo que te interesa. Ya no es necesario que busques entre todos los archivos de tu oficina, sino que lo puedes encontrar a través de tu ordenador, en cuestión de segundos. 
2. Organización y Eficiencia. Como ya te hemos comentado, al digitalizar los documentos, estos tienen un orden y puedes encontrar fácilmente el archivo que deseas en ese momento.
3. Seguridad y Confianza. Su acceso está restringido, por lo que solo pueden acceder a los archivos aquellos que tengan el permiso necesario. Los archivos, al digitalizarse, suelen estar almacenados en un servidor o nube, lo que dificulta la posibilidad de perder un documento importante. Ya no hay papeles que puedan perderse por la oficina. 
4. Ahorro de espacio. La digitalización documental permite que ganemos espacio, ya no es necesario tener estanterías o cajones llenos de papeles, y podemos aprovechar dicho espacio para otras cosas.
5. Accesibilidad y disponibilidad. Puedes acceder a los documentos desde cualquier lugar, hora y dispositivo, siempre que tengas la autorización necesaria.  
6. Ahorro Económico. Dependiendo de cuántos registros tengas para digitalizar, puede costar más o menos el proceso. No obstante, una vez que lo hayas hecho, no tienes que gastar dinero en espacio de almacenamiento. Además, relacionado con esto, los empleados son más productivos (por lo que pueden producir más, laboralmente hablando), al no malgastar tanto tiempo buscando un papel.

Desde Nostel contamos con una amplia experiencia en la digitalización documental y proporcionamos soluciones avanzadas para garantizar una buena digitalización y custodia documental.

Si quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte a digitalizar tus documentos, así como conocer los demás servicios que podemos ofrecerte y cómo podemos ayudarte con tus documentos, ponte en contacto con nosotros. Contamos con un equipo lleno de profesionales que estarán encantados de ayudarte.