¿El volumen de documentación que genera tu negocio crece cada día? Este exceso de información puede traducirse en un descenso de la productividad y la competitividad. Por eso en este blog te damos algunos tips para reducir el papeleo en el día a día.
- Audita los procesos generadoras de documentos clave para el negocio
Analiza la organización de la documentación en tu empresa y todas las operaciones generadoras de documentos clave para el negocio. Tanto si cuentas con un departamento documental interno como si externalizas este servicio, te recomendamos apoyarte en una empresa especializada en consultoría en materia documental. Es la mejor forma de obtener una visión externa y fresca, además de especializada, que te ayude a optimizar y reducir allá donde sea necesario y a introducir cambios relevantes y de calado.
- Consulta a tus equipo para detectar oportunidades de mejora
Una visión externa resulta extremadamente útil en estos casos, pero no olvides el potencial de toda la información que pueden ofrecerte quienes trabajan en el día día de tu negocio. Ellos podrán explicarte cuáles son sus necesidades, qué disfunciones existen, qué documentos resultan prescindibles y cuáles serían realmente útiles, entre otras muchas cosas. No desperdicies todo este conocimiento y úsalo en tu favor.
- Redefine procesos archivísticos
Analiza en profundidad tus procesos archivísticos para detectar posibles oportunidades de mejora. Esto pasa por diseñar distintos niveles y combinarlos entre sí, creando un sistema de clasificación que responda a la realidad de tu empresa, como si de un traje a medida se tratara. Toda la información necesaria de tu negocio debe archivarse de forma que resulte fácil de encontrar, trazable y útil.
- Digitaliza en la medida de lo posible.
La digitalización de la gestión documental y el archivado en la nube de tus documentos conlleva grandes ventajas y benegicios, que pasan desde un mayor respeto al medio ambiente hasta una mejor gestión del trabajo colaborativo y descentralizado.
- Activa el área de destrucción documental
El expurgo y destrucción de información es parte del proceso de gestión documental. Recomendamos delegar esta tarea en una empresa especializada que te ofrezcan plenas garantías legales y de respeto de la normativa vigente,, especialmente si trabajas con información confidencia.
En Nostel somos expertos en gestión de documentos en Cantabria, incluyendo en nuestros servicios la consultoría y la destrucción de documentos de forma segura.
Contamos con personal altamente especializado y con amplia experiencia, preparado para mejorar la gestión documental de cualquier empresa, ya sea de forma física o digital.
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