5 consejos para implementar una gestión documental más sostenible
Uno de los grandes retos de nuestro tiempo es la sostenibilidad. La acuciante necesidad de reducir nuestro impacto en el medioambiente es transversal, y por supuesto el área de gestión documental en las empresas no es una excepción.
Siguiendo este planteamiento, una organización sostenible debe serlo en todos los aspectos posibles y, sin duda, el manejo de papel (pero también de ‘tinta digital’) es un ámbito clave que debe replantearse para abordar una transformación de la operativa que asegure procesos más eficientes y respetuosos.
Si en tu empresa estáis pensado en comenzar este camino hacia la sostenibilidad , a continuación te ofrecemos algunos tips para implementar una gestión documental más sostenible.
- Comienza por una buena planificación
El primer paso para comenzar el proceso está en establecer protocolos de actuación en materia de almacenamiento. Es crucial saber qué debe almacenarse y qué no, y durante cuánto tiempo.
Incluso, en una fase previa, es muy importante fijar reglas para saber qué documentos necesitan ser generados, y cuáles resultan prescindibles o pueden fusionarse con otros.
- Diseña un acceso a la información ‘ecofriendly’
Una vez almacenada la información, es vital vías de acceso lo más eficientes y responsables posible con el medio ambiente. Aquí van algunas ideas que puedes comenzar a trabajar en tu organización.
Soluciones en la nube. Aumentan la accesibilidad y reducen los desplazamientos que deban llevar a cabo para trabajar de forma eficaz.
Herramientas de lectura digital segura. Son de gran ayuda para reducir el volumen de documentos que imprimir documentos.
Utilización de documentos compartidos. Este manera de trabajar desde un enfoque colaborativo facilita tareas y reduce significativamente el número de papel digital, emails, llamadas, reuniones, desplazamientos.
Búsqueda trazable, segura y compartida. Estos sistemas aportan orden y método para evitar incidencias, pérdidas que se traducen en mayor consumo de energía y de tiempo.
- Apuesta por la formación para evitar problemas
Todos los miembros de tu organización deben tener claro cómo funciona la gestión documental en la empresa y cómo deben actuar individualmente. Es imprescindible realizar formaciones cada cierto tiempo, así como contar con un manual que resuma la política de la empresa en materia de gestión documental y sostenibilidad.
Todas las pequeñas decisiones diarias cuentan y de lo que se trata es de que el cuidado al medioambiente forme parte de la cultura de tu organización.
- La inversión siempre es necesaria en estos procesos de transformación
Para diseñar y construir un sistema de gestión documental eficiente y funcional que cumpla todos los requisitos en materia de sostenibilidad necesita inversiones, que por otro lado, a largo plazo, estos gastos te permitirá ahorrar dinero, y mucho tiempo de trabajo, para todos.
Del mismo modo, se trata de un plus importante para la imagen de tu organización: tanto tus empleados como tus clientes y terceros relacionados sabrán que están tratando con un interlocutor responsable y consciente de los retos medioambientales a los que nos enfrentamos, y esa percepción externa vale oro.
Además, es posible (y muy probable) que necesites cumplir con ciertos requisitos de sostenibilidad para poder acceder a determinados contratos con el sector público. También que las propias empresas dependientes de las distintas administraciones deban adoptar este tipo de medidas.
- Confía en los mejores profesionales
Nada tiene menos sentido que llevar a cabo una reforma estructural importante e invertir tiempo y dinero en ello sin tener claro qué es lo que necesita tu organización y cuál es la mejor forma de ejecutar este cambio.
Esto implica llevar a cabo un trabajo previo de consulta y análisis acerca de las necesidades documentales reales a las que te enfrentas. Nuestro consejo es que no recorras este camino solo: apóyate en profesionales con conocimiento específico en tu actividad y con una dilatada trayectoria que puedan orientarte y ayudarte a identificar necesidades.
En Nostel somos expertos en gestión de documentos en Cantabria, incluyendo en nuestros servicios la consultoría y digitalización.
Contamos con personal altamente especializado y con amplia experiencia, preparado para mejorar la gestión documental de cualquier empresa, ya sea de forma física o digital.
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