¿Por qué externalizar la gestión documental? Cinco razones para dar el paso

La información es poder y su buena gestión de la misma puede traducirse en una ventaja competitiva sólida para la empresa. Por ello, la gestión documental es crucial, y su externalización se está convirtiendo en una decisión casi obligatoria si se quiere garantizar la seguridad, integridad, conservación y eficiencia.

Además, si consideramos los riesgos físicos y digitales a los que las empresas están expuestas diariamente y el creciente desarrollo de leyes de protección de datos más estrictas hacen de esta necesidad algo cada vez más acuciante.

La externalización de la gestión documental es un servicio con repercusiones directas en el funcionamiento, seguridad y costes. Se podría definir como un servicio que se encarga de captar, organizar, almacenar y preservar la información de una empresa. Aquí encontramos facturas, contratos, bases de datos de proveedores o clientes, informes, historiales, registros… En definitiva, cualquier tipo de documentación que se registre, reciba, genere o envíe debe ser correctamente archivada y gestionada. 

Ventajas de externalizar la gestión documental de tu empresa

En este artículo profundizaremos en 5 razones principales por las que externalizar la gestión documental es una decisión estratégica en la empresa.

  1. Control total sobre tus documentos y archivos

La externalización facilita a las empresas el poder tener un mayor control sobre los archivos que, de otra forma, es muy complicado y costoso conseguir. Especialmente cuando el volumen de datos comienza a ser considerable.

Además, también permite establecer criterios de acceso para determinados archivos y un registro de trazabilidad de las personas que han estado en contacto o posesión de cualquier documento. 

En Nostel contamos con personal especializado en la organización, clasificación y gestión documental todo para que nuestros clientes puedan tener la tranquilidad de que su información está en las mejores manos en todo momento.

  1. Protégete frente a posibles incidentes, robos y amenazas

Externalizar la gestión de datos es otra forma de protegernos frente a cualquier incidente como un incendio, inundación o robo.

Es difícil para una pyme e, incluso, para una gran organización contar con medidas de protección que garanticen la seguridad física de la documentación. Disponer de sistemas de alarma, detección y extinción de incendios o de vigilancia no siempre es suficiente.

Si comparamos el almacenamiento interno con el que se desarrolla en un centro construido específicamente para ofrecer un servicio de protección y custodia documental, las diferencias son evidentes.

  1. Máxima accesibilidad a toda la documentación

Externalizar la gestión de archivos facilita la accesibilidad a cualquier información de una manera ágil y rápida.

Evitamos así, el caos y la pérdida de tiempo que supone la búsqueda de un documento extraviado o mal archivado. Así cada documento está correctamente codificado en una base de datos, bastarán unos pocos minutos para localizarlo, registrar su salida y hacérselo llegar a la persona o departamento que lo precise.

  1. Aporta ahorro eliminando los costes de almacenamiento 

Ahorrar costes es un objetivo presente en cualquier organización. En este caso, externalizar la gestión de archivos permite reducir gastos asociados. 

Por ejemplo, se evita tener que alquilar un espacio para el almacenamiento de los archivos o comprar dispositivos de seguridad para su protección. 

  1. Blinda la seguridad de la información confidencial de la empresa y los clientes

Como señalamos al principio, la información es un bien preciado y el uso inadecuado puede costar desde una importante suma de dinero hasta la reputación y prestigio de la empresa implicada.

Frente a estas amenazas, la externalización de tu gestión documental te garantiza la preservación de la documentación, pero también lleva un control de cuál es el tiempo máximo asignado para su conservación. Una vez superado, la empresa tiene la obligación de llevar a cabo una destrucción confidencial. 

Es por este motivo que en Nostel, no solo realizamos servicios de gestión documental, sino también coordinamos procesos de custodia y destrucción confidencial.

Nostel, tu partner más completo para la gestión documental

Como has podido comprobar la importancia de gestionar documentos de tu empresa de forma segura es absoluta. Por ello, contratar una empresa profesional, que cuide la seguridad de tu empresa es fundamental para evitar posibles incidencias y problemas operativos y legales.