¿Qué es una empresa paperless? - Nostel - Digitalización y custodia

18 noviembre, 2022

Ventajas y beneficios de la digitalización documental

Pese a que el término empresa paperless no es nuevo, ya que surgió hace medio siglo. Ha sido en las últimas décadas, cuando de manera progresiva un mayor número de empresas y organizaciones han incorporado esta práctica a sus operativas.

El fenómeno responde a la oportunidad que supone aplicar a las organizaciones múltiples ventajas que este concepto ofrece, y por supuesto este proceso de transformación organizacional se ha visto acelerado por la irrupción de nuevas tecnológicas que hacen posibles la digitalización y automatización de una gran número de procesos y operaciones empresariales.

¿Qué es una oficina paperless?

Una paperless office, u oficina sin papeles, es una oficina en la que se hace el mínimo o ningún uso del papel.

Esta manera de operar tiene por objetivo mejorar la eficiencia de las empresas, la reducción de costes y el cuidado del medioambiente por medio de la transformación y digitalización de empresas y entidades públicas y privadas.

La digitalización de documentos es uno de los pasos que puede seguir una empresa o entidad, encaminados a conseguir una oficina «paperless», pero existen más formas para encaminarse a una oficina libre de papel: la firma digital, la factura electrónica, la destrucción de documentos, la comunicación online…

¿Cómo abordar la transformación en tu empresa?

Como hemos visto, el paperless es un concepto de oficina que funciona, de forma integral, sin la necesidad de la intervención de procesos a través de formatos físicos (papel).

Pero este proceso no se consigue en un día, sino que lo normal y aconsejable es abordar la transformación de manera progresiva a través de un análisis de flujos de información dentro de la organización:

Primero se determina en qué puntos del flujo de trabajo normal se genera papel, en qué cantidades y con qué frecuencia.
Se analiza las personas y/o departamentos que necesitan o necesitarán acceder a esa información a lo largo del tiempo.
Se estudia la implantación de diferentes herramientas en base a la tipología y frecuencia de generación de papel, en base a las necesidades de cada documento, para empezar a generar y tratar esos documentos digitalmente.
Se realiza el desarrollo con pruebas en vivo de las soluciones y herramientas elegidas.
Se culmina la implantación y transición completa al sistema paperless.
Se mide, evalúa e itera de manera continua el procedimiento con el objetivo de afinar al máximo las operaciones.

Ventajas la digitalización documental

Aparte del indudable impacto positivo que tendremos sobre el medio ambiente al llevar nuestras gestiones desde una Oficina Sin Papeles, existen una serie de ventajas o beneficios asociados a la implantación de esta tipología de oficina:

Ahorra dinero, espacio y tiempo:

La digitalización documental impacta de manera directa y positiva sobre la reducción de costes, ofreciendo considerables ahorros en la compra de papel, tinta y mantenimiento, desapareciendo también los costes de envío de documentación por correo postal.

Por otro lado, el uso del espacio de la oficina será mucho más eficiente ya que no será necesario reservar espacios para la acumulación y almacenaje de documentación.

Además, con la digitalización documental se hace un uso del tiempo mucho más eficiente. Por ello, se pierde menos tiempo en trabajos improductivos para priorizar tareas que realmente aportan valor a la compañía.

Este es un punto que muchas veces se obvia al hablar de los beneficios de trabajar en una OSP, pero que es fundamental y tan importante como los demás. No hay nada más satisfactorio que trabajar con herramientas modernas, que complementan tu día a día y eliminan tareas repetitivas que consumen grandes cantidades de tiempo.

Flexibilidad:

Una Oficina Sin Papeles te permite trabajar libremente, estés donde estés, compartiendo información y documentos en tiempo real con tus compañeros, clientes o proveedores.

Seguridad y control:

La seguridad de los archivos digitales es intrínsecamente superior a la de los archivos físicos, ya que no están expuestos a deterioros o destrucciones y extravíos accidentales. Estos archivos digitales son mucho más fáciles y suponen un menor coste a la hora de realizar copias de seguridad. Del mismo modo, al poder controlar quién, cómo y desde dónde accede a tus datos, es mucho más complejo que terceros, ajenos a la compañía, puedan hacerse con esos datos.

Busca el mejor asesoramiento para transformar tu negocio

Lógicamente, no será igual de complejo alcanzar una OSP (Oficina Sin Papeles) para un pequeño despacho que para una multinacional de 500 empleados. Si sumamos esta complejidad a muchos otros factores, los expertos recomiendan buscar el asesoramiento profesional en materia de digitalización, para realizar todas las partes del proceso de forma integral con un mismo socio tecnológico.

En Nostel somos conscientes de las ventajas que ofrece una gestión paperless en tu empresa, por eso ponemos a tu servicio nuestro propio software de gestión documental que te ofrece soluciones 100% integrables y adaptadas a las necesidades de tu empresa.

Si estás pensando en incorporar la gestión documental a tu negocio, contáctanos, podemos ayudarte.

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