¿Cuánto tiempo debes conservar tus documentos? La respuesta está en la ley
Muchas empresas no son conscientes de que no conservar adecuadamente ciertos documentos puede acarrear sanciones importantes. La gestión documental no es solo una cuestión de organización o eficiencia: también es una obligación legal. En este artículo te explicamos qué exige la ley española en cuanto a la conservación de documentos y cómo hacerlo de forma segura y eficiente.
Conservación documentos: ¿Cuáles deben conservarse y durante cuánto tiempo?
La legislación española establece diferentes plazos de conservación en función del tipo de documento. Algunos ejemplos comunes:
| Tipo de documento | Tiempo de conservación exigido |
| Facturas emitidas y recibidas | 4 años (Ley General Tributaria) |
| Nóminas y documentos laborales | 4 a 5 años (ET + Seguridad Social) |
| Contratos con clientes o proveedores | 5 años mínimo (Código Civil) |
| Libros contables y registros | 6 años (Código de Comercio) |
| Datos personales tratados | Según fines, hasta 5 años (RGPD + LOPDGDD) |
⚠️ Importante: estos plazos pueden variar según sector o normativa específica. Además, en procesos judiciales o inspecciones, Hacienda puede solicitar documentación de años anteriores si lo justifica.
¿Qué riesgos legales existen si no se cumple?
- Sanciones económicas por destrucción prematura de documentos fiscales.
- Problemas legales en caso de litigios sin respaldo documental.
- Pérdida de ayudas, bonificaciones o licencias por incumplimientos documentales.
- Incumplimiento de la normativa de protección de datos, con multas de hasta 20 millones de euros según el RGPD.
Cómo puede ayudarte la gestión documental digital
Una solución como Nostel permite:
- Clasificar los documentos automáticamente según su tipología legal.
- Establecer alertas de vencimiento y destrucción segura cuando se superan los plazos legales.
- Evitar pérdidas o alteraciones accidentales, asegurando trazabilidad y copias de respaldo.
- Acreditar fácilmente el cumplimiento ante inspecciones o auditorías.
Conclusión
No cumplir con los plazos de conservación documental no solo pone en riesgo tu operativa, sino también tu seguridad jurídica. Con Nostel, puedes automatizar el cumplimiento normativo y asegurarte de que tu documentación está siempre disponible, protegida y en regla.